ISO 9001 đơn giản hóa để quản lý chất lượng tốt hơn

Khi mọi người nghe "Chứng nhận ISO 9001", họ thường tưởng tượng những đống giấy tờ, các quy trình phức tạp và những cơn ác mộng quan liêu.nhận thức này không thể xa hơn với sự thật, đặc biệt là kể từ khi sửa đổi tiêu chuẩn năm 2015.

Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đại diện cho một sự thay đổi đáng kể so với các phiên bản trước, di chuyển khỏi các yêu cầu tài liệu cứng nhắc hướng tới mộtCách tiếp cận thực tế đối với các hệ thống quản lý chất lượngNguyên tắc chính là đơn giản: ghi lại những gì cần thiết để hỗ trợ hoạt động hiệu quả và cải tiến liên tục, không phải để tạo ra giấy tờ vì giấy tờ.

Mặc dù các yêu cầu về tài liệu đã trở nên hợp lý hơn, nhưng chúng vẫn rất cần thiết cho bốn mục đích quan trọng:

• Truyền thông thông tin:Tài liệu đảm bảo tính nhất quán giữa các nhóm và với các đối tác bên ngoài, ngăn ngừa sự hiểu lầm về quy trình, trách nhiệm và tiêu chuẩn.
• Bằng chứng tuân thủ:Các hồ sơ chứng minh rằng các sản phẩm, dịch vụ và quy trình đáp ứng các yêu cầu đã thiết lập, xây dựng niềm tin với khách hàng và các cơ quan quản lý.
• Bảo tồn kiến thức:Các quy trình và thực tiễn tốt nhất được ghi chép để ngăn ngừa mất kiến thức khi nhân viên rời đi và cho phép tiếp nhận hiệu quả.
• Chuyển giao kinh nghiệm:Các thông số kỹ thuật và tài liệu quy trình cho phép các tổ chức xây dựng dựa trên những thành công trong quá khứ khi phát triển các sản phẩm hoặc dịch vụ mới.

ISO 9001:2015 phân biệt giữa:

Đây là các tài liệu sống mô tả cách các hoạt động hoặc quy trình nên được thực hiện (trước đây được gọi là "hành trình tài liệu").

• Chính sách và mục tiêu chất lượng
• Mô tả quy trình
• Hướng dẫn làm việc

Đây là các hồ sơ cung cấp bằng chứng về các hoạt động được thực hiện (trước đây được gọi là " hồ sơ ").

• Báo cáo kiểm tra
• Hồ sơ đào tạo
• Tiến trình cuộc họp
• Chứng chỉ hiệu chuẩn

Kiểm soát tài liệu hiện đại không đòi hỏi những ngọn núi giấy. Các tổ chức có thể sử dụng các định dạng kỹ thuật số (bảng tính, video, hình ảnh, vv) miễn là họ thực hiện các cơ chế kiểm soát thích hợp bao gồm:

• Các thủ tục kiểm soát tài liệu rõ ràng
• Hệ thống quản lý tài liệu an toàn
• Đào tạo nhân viên về các yêu cầu về tài liệu
• Kiểm tra kiểm soát tài liệu thường xuyên

• Phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng
• Chính sách chất lượng
• Mục tiêu chất lượng
• Các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp

• Ghi chép hiệu chuẩn thiết bị
• Hồ sơ trình độ nhân viên
• Đánh giá yêu cầu sản phẩm/dịch vụ
• Hồ sơ thiết kế và phát triển
• Hồ sơ sản xuất/các dịch vụ
• Báo cáo không phù hợp
• Hồ sơ kiểm toán nội bộ và đánh giá quản lý

Mặc dù không bắt buộc, các tài liệu này có thể tăng cường quản lý chất lượng:

• Các quy trình đánh giá rủi ro
• Các chương trình phát triển năng lực
• Các quy trình bảo trì thiết bị
• Các quy trình giám sát sự hài lòng của khách hàng

Chứng nhận ISO 9001 tập trung vào việc xây dựng các hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả, không tạo ra giấy tờ không cần thiết.Bằng cách hiểu cách tiếp cận linh hoạt của tiêu chuẩn đối với tài liệu và thực hiện các kiểm soát thích hợp, các tổ chức có thể đạt được chứng nhận trong khi cải thiện hoạt động của họ.