Đối với các nhà sản xuất ô tô đang vật lộn với khối lượng tài liệu giấy khổng lồ hoặc lo ngại về bảo mật dữ liệu, việc triển khai các hệ thống thông tin được ghi chép chặt chẽ không còn là tùy chọn. Các công ty tuân thủ tiêu chuẩn IATF 16949 phải thiết lập Hệ thống Quản lý Chất lượng (QMS) toàn diện, trong đó "thông tin được ghi chép" đóng vai trò là nền tảng — không chỉ để tuân thủ quy định mà còn để đạt được sự xuất sắc trong hoạt động, giảm thiểu rủi ro và cải tiến liên tục.
Kể từ khi ISO 9001:2015 được ban hành, các thuật ngữ truyền thống "tài liệu" và "hồ sơ" đã được hợp nhất thành "thông tin được ghi chép". Vì IATF 16949 được xây dựng dựa trên ISO 9001, sự thay đổi về khái niệm này cũng áp dụng tương tự cho ngành công nghiệp ô tô. ISO 9001 định nghĩa thông tin được ghi chép là dữ liệu được kiểm soát và duy trì, yêu cầu các tổ chức quản lý cả nội dung và phương tiện lưu trữ của nó.
Vượt ra ngoài ISO 9001, IATF 16949 áp đặt các yêu cầu nghiêm ngặt hơn về tài liệu. Khoản 7.5.1.1 yêu cầu rõ ràng các tổ chức duy trì QMS được ghi chép bao gồm cả sổ tay chất lượng. Mặc dù các công ty vẫn giữ sự linh hoạt trong việc xác định định dạng và cấu trúc của sổ tay dựa trên quy mô, văn hóa và sự phức tạp của họ, yêu cầu về tài liệu vẫn không thể thương lượng.
Khoản 7.5.3.2.1 yêu cầu các tổ chức xác định, ghi chép và thực hiện các chính sách lưu giữ hồ sơ đáp ứng các yêu cầu pháp lý, doanh nghiệp và khách hàng. Điều này đòi hỏi việc thiết lập các hệ thống quản lý hồ sơ toàn diện đảm bảo tính toàn vẹn, chính xác và khả năng truy xuất nguồn gốc của dữ liệu — điều cần thiết cho cả việc tuân thủ quy định và các hành động khắc phục hiệu quả.
Khoản 7.5.3.2.2 đặc biệt đề cập đến các thông số kỹ thuật kỹ thuật, yêu cầu các quy trình được ghi chép để xem xét, phân phối và thực hiện các tiêu chuẩn kỹ thuật của khách hàng — bao gồm cả quản lý sửa đổi theo thời gian biểu của khách hàng. Cách tiếp cận có hệ thống này ngăn ngừa các lỗi thực hiện phát sinh từ giao tiếp sai hoặc hiểu sai.
Trong khuôn khổ QMS của ISO 9001, thông tin được ghi chép phục vụ nhiều mục đích chiến lược:
Tiêu chuẩn yêu cầu rõ ràng việc duy trì các tài liệu quan trọng sau:
Các tổ chức nên thực hiện các bước sau để phát triển các hệ thống tài liệu tuân thủ:
Các giải pháp quản lý tài liệu hiện đại mang lại những lợi ích đáng kể:
Đối với các nhà sản xuất ô tô, thông tin được ghi chép vượt ra ngoài việc tuân thủ — nó đại diện cho một tài sản chiến lược để đảm bảo chất lượng, sự xuất sắc trong hoạt động và sự khác biệt cạnh tranh trong một thị trường ngày càng đòi hỏi cao.
